Niniejsza baza zawiera wykaz osób zmarłych w latach 1940-1945 w podobozie (AL Gross-Rosen), a potem obozie koncentracyjnym Gross-Rosen (KL Gross-Rosen). Zawiera ponadto udokumentowane źródłowo nazwiska byłych więźniów zmarłych bezpośrednio po wojnie w poobozowych szpitalach w Górach Sowich (szpitale Blumenau, Bahnhof, Stöhr i Krankenheim). Podstawę źródłową do utworzenia bazy stanowią dokumenty wytworzone przez władze obozowe lub policyjne i są to:
- Oryginalne wykazy byłych więźniów Riese, zmarłych bezpośrednio po wojnie w poobozowych szpitalach w Górach Sowich (szpitale Blumenau, Bahnhof Stöhr i Kinderheim). Oznaczone w bazie symbolem
- Sterbebuch – Standesamt Gross-Rosen – księgi zgonów Urzędu Stanu Cywilnego gminy Gross-Rosen (Sterbebuch – Standesamt Gross-Rosen) za okres od sierpnia 1940 do 1.10.1942 r., w których oprócz zgonów mieszkańców odnotowywano także zgony więźniów. Oznaczone w bazie symbolem
- Todesanzeigen – zawiadomienia o śmierci więźnia, wystawiane przez komendanturę obozu Gross-Rosen dla policji niemieckiej i Totenschein – świadectwa zgonu, wystawiane przez lekarza obozowego, zawarte w protokole oględzin księgi „Sammelakten zum Sterbenregister” z lat 1940-1942. Oznaczone w bazie symbolem
- Sterbebuch Gross-Rosen II – księgi zgonów obozowego Urzędu Stanu Cywilnego(Sterbebuch Gross-Rosen II) za okres od 1.10.1942 do 5.03.1943 i od 21.10.1943 do 10.04.1945 (części źródeł z 1943 r. nie odnaleziono) oraz lista Żydów węgierskich zmarłych w kompleksie Riese. Oznaczone w bazie symbolem
- Księga wpływów za usługi krematoryjne w Legnicy. Oznaczone w bazie symbolem
- „Leichenbuch Dörnhau” – księga zmarłych szpitala obozowego w Dörnhau obejmująca zgony od 22.03. do 22.05.1945 r. Oznaczone w bazie symbolem
- Księga rewiru komando Dörnhau – dzienne wykazy zmarłych w dniach 18.03.-10.04.1945 r. Oznaczone w bazie symbolem
- Zawiadomienie o śmierci, wystawiane przez komendanturę obozu Gross-Rosen przesłane rodzinie więźnia. Oznaczone w bazie symbolem
- Dokumenty dotyczące egzekucji więźniów i jeńców wojennych, jak też wyroków policyjnych sądów doraźnych, w ramach tzw. Sonderbehandlug („specjalnego potraktowania”). Oznaczone w bazie symbolem
- Dokumenty wewnątrzobozowe, na których zaznaczono pojedyncze zgony więźniów. Oznaczone w bazie symbolem
Wszystkie te dokumenty (oryginały, kserokopie, fotokopie, mikrofilmy bądź mikrofisze) przechowywane są w Archiwum Muzeum Gross-Rosen.
Pod względem informacyjnym przedstawiony materiał źródłowy był bardzo zróżnicowany. Najwięcej danych o zmarłych więźniach zawierały księgi zgonów.
W kilku przypadkach w obozowych księgach z Gross-Rosen zarejestrowano zgon więźnia z adnotacją, że zmarł w KL Buchenwald. Nazwiska te umieszczono w bazie, ponieważ byli to więźniowie KL Gross-Rosen zmarli podczas ewakuacji lub bezpośrednio po przybyciu do KL Buchenwald.
W wykazie zachowano oryginalną, tj. zgodną z dokumentami niemieckimi, pisownię nazw i danych personalnych, nawet wtedy, gdy pomyłka urzędnika była oczywista (np. kilkakrotnie wpisano do księgi datę 29.02., a nie był to rok przestępny). W przypadku niewielkich rozbieżności informacji wybierano źródło najbardziej wiarygodne. Stosowano też zasadę uzupełniania danych z różnych źródeł, o ile można było sądzić, że dotyczą tej samej osoby. Mogą jednak wystąpić pewne nieścisłości, zwłaszcza w pisowni nazwisk, spowodowane mało czytelnym pismem (odręczny gotyk) lub złym stanem technicznym dokumentów.
Ogółem na podstawie zgromadzonej dokumentacji niemieckiej stwierdzono zgon 9396 więźniów, których zgon udokumentowany był dokumentem wydanym przez administrację obozową.
W przypadku pozyskania nowych dokumentów baza będzie uzupełniana o nowe informacje, a już zamieszczone będą weryfikowane.
W bazie umieszczono tylko informacje niezbędne dla prawidłowej identyfikacji zmarłych, tj.: nazwisko, imię lub imiona, datę i miejsce urodzenia, datę zgonu, narodowość, obywatelstwo, wyznanie.
Zastosowano następujące skróty:
dla oznaczenia wyznania:
- rzymskokatol. – rzymskokatolickie
- greckokatol. – greckokatolickie
- czeski k. państw. – Czeski Kościół Państwowy
dla oznaczenia narodowości i (lub) obywatelstwa:
- aus. – austiacka
- bel. lub belg. – belgijska
- bia. – białoruska
- czes. lub cze. – czeska
- fra. lub fran. – francuska
- greck. lub grec. – grecka
- holen. lub hol. – holenderska
- jug. lub jugosł. – obywatele Jugosławii
- lit. – litewska
- niem. lub nie. – niemiecka
- pol. – polska
- radz. – obywatele Związku Radzieckiego
- ros. – rosyjska
- słow. – słowacka
- ukr. – ukraińska
- węg. – węgierska
- wło. – włoska
- żyd. – żydowska
Jeśli narodowość i obywatelstwo były jednakowe zastosowano jedno oznaczenie.